新时期国有企业办公室工作的思考与实践

新时期国有企业办公室工作的思考与实践

国有企业办公室作为企业的综合服务机构，是企业承上启下、参谋辅政、协调保障、内外联络沟通的“枢纽”，承担企业的日常行政办公、人事财务、会议会务、调研统计、督查督办、后勤保障等管理职能职责，看似工作繁琐杂乱，但却有着特殊的地位和作用，是国有企业运转不可缺少的一颗螺丝钉。但随着国有企业深化改革的实施，传统的办公室工作在参与企业改革的深度、在企业改革工作的组织协调、在企业改革工作的参谋助手等方面已不能适应国有企业改革的要求，因此有必要对办公室工作进行系统升级改造，促使其能够满足和适应新时期国有企业发展的需要，真正体现办公室工作的中枢价值。

一、国有企业办公室工作的现状

目前国有企业办公室工作主要表现在以下方面：第一，从工作内容上看，以会议会务、公文处理、信息统计、日常人事、日常财务、上传下达、后勤保障、内外沟通联络等事务性、协调性工作居多。工作以上级布置为主，被动接受多，积极主动工作少，更谈不上工作的创新、拓展。第二，从工作手段上看，除公文处理、印章管理、车辆调度等日常办公系统采用自动化软件办公，信息统计、日常人事等大部分工作仍然靠传统的人工作业，因此重复性、低效性工作较多，工作质量和效率不高。第三，从团队建设上看，部分办公室工作人员没有基层业务经历，因而在企业的参谋辅政方面提不出建设性意见或建议；部分办公室工作人员的文字功底不够深厚，因而在公文写作、信息分析、日常宣传等方面捉襟见肘；部分办公室人员沟通协调能力较欠缺，导致信息传递不及时不准确，对内外联络时沟通不通畅、造成不必要的麻烦和误解。同时在办公室人员的培训方面，非常缺乏分门别类的系统性培训体系。第四，从考核激励机制上看，由于办公室工作分工不明确、职责不清晰，客观的定量考核难度较大，目前多以较为主观的定性考核为主，容易造成干多干少一个样的“大锅饭”局面，一定程度上打击了脚踏实地型员工的工作欲望和干劲，反而成为懒惰散漫型员工的温床。而在办公室人员的激励方式上，企业的评优评先大多针对经营、技术岗位人员，几乎没有设置与办公室人员相对应的评优评先政策，办公室工作得不到认可和重视，岗位上升通道受到一定阻碍。

二、新时期下国有企业办公室工作的定位转变

在国有企业改革浪潮下，企业办公室除了要完成办文、办会、服务、保障等职能外，更重要的是要不断转变思维理念、重新定位职能、创新管理手段、升级知识体系，才能在推动国有企业深化改革的工作中发挥作用、实现价值。第一，发挥参谋助手，要深入学习国有企业改革的思想和政策，主动、全面了解企业各方面业务情况、内部管理情况，积极参与企业改革的各项工作，要多动脑筋、想办法、出主意。第二，发挥以文辅政，要深入基层调研，广泛收集职工群众对企业改革的意见建议，加上历史统计数据的客观分析，实事求是、有理有据的形成高质量调研报告，为企业改革工作提供客观详实的依据。第三，要敢于承担、主动作为，企业改革工作头绪多、难度大，各部门都有各自的工作重点，日常工作中难免出现扯皮、推诿甚至无人管，办公室要积极发挥协调作用，牵头组织各层面、各部门围绕改革总体目标开展工作。第四，要做好企业改革的正能量传播者，与宣传部门携手利用各种新媒体对企业改革的各项工作进展进行实时通报、宣传，在企业与员工之间搭建起沟通的桥梁。

三、做好新时期下国有企业办公室工作的思考

（一）办公室工作人员的选拔培养

国有企业办公室工作的特点决定了其内容复杂繁琐、请示汇报程序多、突发性、多样性，办公室人员的工作压力、精神压力都较大，在办公室人员的选拔上，综合素质方面，要注重选拔具备较强服务意识、道德水准较高、甘于吃苦、乐于奉献、善于思考总结、勇于创新、身体素质良好的人员；从专业能力和素质方面，建议办公室骨干人员优先从基层岗位，尤其是企业经营、技术这类关键岗位上选拔优秀的青年骨干，具备基层业务岗位工作经历的人员实战经验丰富、专业技术过硬，更能准确把握企业在核心竞争力方面的优势和劣势，更有利于做好参谋助手的工作。在办公室人员的培养上，除基本的公文写作、会务会议、礼仪知识、沟通交流技巧等岗位知识外，还应不断丰富和升级其知识结构，尤其是结合国有企业改革的需要，补充办公室人员在企业管理、人力资源管理、经济、法律等领域方面的知识，从而不断提升办公室人员的知识储备和专业技能。

（二）办公室工作的技术升级改造

“工欲善其事，必先利其器”，在网络信息技术高速发展的今天，办公自动化、网络办公势必成为国有企业改革的必然选择，今年突如其来的新冠疫情更是加速了网络办公的进程。因此，一方面国有企业应加速升级改造网络办公硬件设备设施，另一方面办公室工作人员要积极主动学习现代网络办公软件，快速跟上时代发展的步伐，加快信息的传递速度，提升自身的工作效率和提高整体的质量。

（三）办公室工作的激励

一是合理分工，职责明确，各司其职。根据人员的需求、思维方式、工作方法、能力倾向等方面，统筹工作安排，考虑个体差异进行较为合理的分工。二是落实岗位责任，拒绝拖延症。实行每日工作清单上墙制度，每周工作清单通报制度。能当日完成的事坚决不留到第二天，每周对工作清单进行清理销号，逾期未完成记录在案作为考核依据。三是形成良好的团队合作氛围。管理者要与员工加强沟通、增进了解，要和大家开诚布公，营造公开透明的工作环境，工作中要以身作则发挥带头作用。四是物质与精神激励并用。除了以奖金这样的物质肯定员工的工作业绩，还要善于用真诚的语言赞美员工，适当的授权信任员工以及用实际行动支持员工的工作。